A jornada de trabalho completa, todos os dias com horário definido, já era. Toda a flexibilidade e liberdade é ótimo, mas se você for o responsável pela segurança das instalações, pode ser uma dor de cabeça.
A abordagem “trabalhar de qualquer lugar” torna-se cada vez mais popular. Tem-se falado muito acerca da redução de deslocações dos colaboradores. Como resultado, os escritórios estão a transformar-se em “espaços flexíveis” que muitos colaboradores visitam apenas ocasionalmente.
Pessoas a entrar e sair a qualquer hora, sem regras ou horários definidos, sem controlo permanente de quem entra e sai… É um pesadelo logístico, não é? Já era difícil antes. Certamente que já lidou com diferentes tipos de medidas de segurança para tornar o acesso ao escritório seguro e em simultâneo conveniente. A minha conclusão? A vida é demasiado curta para lidar com tantas chaves!
Então, eu virei-me para as fechaduras inteligentes.
Com a minha equipa, gastei muito tempo e esforço para descobrir como pôr as fechaduras inteligentes a funcionar em todos os cenários imagináveis de controlo de acessos. Deixo aqui os meus comentários e informações que me parecem úteis para conhecer melhor a fechadura inteligente tedee e o processo de colocação em serviço numa empresa.
Conteúdo:
- Por que o acesso ao escritório não é tão simples
- Como a tecnologia pode ajudar no acesso ao escritório
- O que é uma fechadura inteligente?
- Como é que funciona uma fechadura inteligente?
- Quanto custa uma fechadura inteligente?
- Simplifique o acesso ao seu escritório
Por que o acesso ao escritório não é tão simples
Se você estiver supervisionando a administração de uma PME ou uma empresa maior com várias filiais (por exemplo, um escritório de advocacia, um distribuidor com vários armazéns ou uma rede de lojas/restaurantes), você deve fornecer aos funcionários acesso ao local de trabalho.
Normalmente, você usaria cartões magnéticos (para todos) ou chaves tradicionais (para um número limitado de pessoas). Bem, a menos que você prefira implantes RFID – mas talvez deixemos isso para outra hora.
On e off boarding de colaboradores é demorado
Cada colaborador precisa ter uma forma de aceder ás instalações do local de trabalho quando é contratado e, quando deixa a empresa, esse acesso tem que ser revogado.
Não é tão difícil se tivermos apenas alguns colaboradoes. Especialmente tranquilo em certas atividades onde as pessoas raramente deixam seus empregos. Mas uma vez que a rotatividade aumenta e estamos a lidar com um grande número de pessoas, acompanhar tudo começa pode tornar-se um pouco mais complicado.
Além disso, podemos ter colaboradores de contratos temporários (por exemplo, por através de uma agência de mão de obra) ou subcontratados (por exemplo, empresas de segurança ou limpeza). Estes colaboradores também precisam de entrar na empresa, no escritório ou chão de fábrica, e frequentemente em horários distintos dos restantes colaboradores do quadro por exemplo.
Para escritórios maiores (a partir de 40 pessoas), provavelmente haverá um sistema central de controle de acesso. Mas gerir o acesso de muitas propriedades menores, como lojas, restaurantes ou escritórios de contabilidade, pode ser uma dor de cabeça.
O acesso flexível ao escritório é uma obrigação
Como empregadores, estamos sob mais pressão do que nunca para oferecer horários de trabalho flexíveis. Hoje em dia, muitas vezes as instalações podem ficar vazias ou com número limitado de pessoas. Além disso, a rotatividade de colaboradores deve aumentar após a pandemia. Isso torna o controlo de acessos das pessoas num pesadelo logístico.
Segurança é prioridade máxima para instalações comerciais
Este é realmente o ponto chave. A necessidade de conveniência pode mudar, mas a necessidade de segurança nunca. As instalações de uma empresa contêm sempre coisas que têm que ser protegidas – equipamentos, documentos, informações internas, etc. Controlar o acesso físico é sua melhor proteção.
Quais são os problemas com as chaves?
Talvez todos os colaboradores tenham uma cópia da chave, mas entretanto alguns deixam a empresa. Talvez no caos da pandemia, nem todas as chaves dos que deixaram a empresa tenham sido devolvidas. Talvez alguém tenha deixado a empresa chateado. Talvez alguém tenha perdido a chave.
“Mas é para isso que serve o seguro!” Claro que sim. Exceto que muitas seguradoras não cobrem as perdas se não houver evidência de arrombamento. O que, se alguém usar sua chave, não haverá. E qual o valor da informação confidencial da empresa?
A primeira solução que vem à mente seria substituir os cilindros. Mas, é caro fazê-lo regularmente. Dependendo do numero de colaboradores e portanto cópias de chaves novas, pode ser de fato bastante caro. E ter que gerir todo este processo é mais um pesadelo de coordenação, a acrescentar a tudo o que já está acontecendo.
Como a tecnologia pode ajudar no acesso ao escritório
Tem que haver uma forma mais fácil. Uma forma de dar aos seus colaboradores uma maneira mais expedita de entrar no escritório, mantendo-o seguro ao mesmo tempo?
Assim como a tecnologia nos ajudou a mudar para um modelo de trabalho remoto com reuniões virtuais, espaços de colaboração etc., ela também pode eliminar parte da tensão causada pelo acesso físico. Com uma fechadura inteligente, basta acrescentar esse pequeno equipamento e uma aplicação móvel, e pronto. Agora, vamos falar sobre como é que isto funciona, exatamente.
O que é uma fechadura inteligente?
Uma fechadura inteligente é um equipamento que funciona com sua fechadura tradicional para facilitar a abertura e fechamento da porta sem o uso de uma chave física. Tudo o que você precisa é de um aplicativo móvel e pode bloqueá-lo e desbloqueá-lo de qualquer lugar.
Um conjunto típico de fechadura inteligente inclui:
- Um cilindro ou adaptador para montar na fechadura da porta
- Uma fechadura inteligente para encaixar no cilindro
- Uma bridge para ligar a fechadura ao Wi-Fi
- Uma aplicação móvel que permite que os utilizadores controlem a fechadura inteligente e que o proprietário ou administrador faça a gestão das permissões de acesso
- Um portal online que permite conceder, revogar e gerir os acessos de uma forma graficamente mais conveniente (especialmente se se tratar de várias portas e vários utilizadores).
A bridge é um hardware opcional que pode ser vinculado ao bloqueio inteligente e conectá-lo à internet. Você pode obter mais funcionalidades do seu bloqueio inteligente dessa maneira. Pode ler os detalhes neste artigo.
O cilindro permite o acesso com chaves tradicionais em caso de problema ou erro de ligação. A fechadura inteligente em si é operada através de um aplicação móvel (a app tedee). Isso é uma fechadura inteligente em poucas palavras. Agora, vamos ver nos detalhes.
Quando é que uma fechadura inteligente não faz falta?
As fechaduras inteligentes funcionam muito bem em escritórios menores, onde se pode instalar uma unidade na porta de entrada principal, e mais algumas naqueles departamentos que necessitam de acesso condicionado. Num grande prédio de escritórios com controlo de acessos centralizado para todo o prédio, a solução existente provavelmente será a mais adequada.
Como instalar uma fechadura inteligente?
As fechaduras inteligentes são projetadas para serem compatíveis com fechaduras padrão. Eles geralmente são enviados com todas as ferramentas que você precisa para instalá-los sozinho. Alguns fornecedores também preparam guias em vídeo para ajudá-lo no processo.
Existe serviço de instalação?
E se as ferramentas não forem as suas melhores amigas? Entre em contato com o seu fornecedor de fechaduras inteligentes tedee – ele certamente oferece o serviço de instalação. Dependendo da sua localização, pode custar aprox. 75-125 euros.
Quanto tempo é que demora isso tudo?
As fechaduras inteligentes tedee foram desenhadas para funcionar praticamente assim que se tiram da embalagem. A instalação do dispositivo na porta e a sua configuração em si deve demorar cerca de 1 hora. Depois só precisa adicionar os utilizadores, seja por meio da app tedee ou do portal tedee online e pronto! (mais acerca do portal depois)
É necessário substituir um cilindro?
Às vezes, não é possível substituir um cilindro existente, ou talvez você simplesmente não queira lidar com o incômodo. Entendo! E posso recomendar duas opções aqui: a fácil e a difícil.
- Opção mais fácil: compre uma fechadura inteligente com cilindro incluído. Neste caso a fechadura inteligente será instalada com um cilindro. Muito simples e rápido.
- Opção mais difícil: escolher uma fechadura inteligente com adaptador para cilindro existente. Será necessário algum trabalho de serralheiro, para ajustar a chave ao adaptador. O serralheiro terá que cortar a chave e inseri-la permanentemente no cilindro da fechadura (do lado de dentro da casa obviamente). A fechadura inteligente funcionará como esperado, não se preocupe – é apenas uma etapa extra que é necessária.
Como é que uma fechadura inteligente é alimentada?
A maioria das fechaduras inteligentes funciona com uma bateria recarregável, por isso não há necessidade de substituí-la – uma vitória para o meio ambiente! Será necessário carregá-la regularmente que poderá ser feito facilmente com o cabo USB fornecido. A app tedee irá notifica-lo sempre que for necessário recarregar a bateria da fechadura inteligente. A frequência com que será necessário recarregar vai depender da utilização. Dependendo do modelo e da utilização, uma única recarga pode durar até 14 meses.
As fechaduras inteligentes são seguras?
Naturalmente, esta pode ser uma preocupação. Pode-se confiar na tecnologia? Todos nós sabemos que às vezes pode falhar – a internet pode falhar ou estar inativa, o smartphone pode ficar sem bateria… E se alguém vir a fechadura inteligente e tentar arrombar ou hackear? Vamos decompôr o problema da segurança em problemas mais pequenos.
Segurança física
Primeiro, a fechadura inteligente instala-se no lado de dentro da porta . Somente as pessoas que entrarem nas instalações saberão da existência da fechadura inteligente, portanto, não há risco aumentado.
Outro ponto de segurança importante é o próprio cilindro. A fechadura tedee é produzida em cooperação com a GERDA, fabricante de sistemas de segurança doméstica há mais de 30 anos. Assim, cada conjunto tedee possui um cilindro GERDA certificado com classe de segurança 6.
Além disso, o seu conjunto de fechadura inteligente incluirá um conjunto de chaves sobressalentes. Portanto, se o software falhar por qualquer motivo, ou mesmo se alguém esquecer o telefone, ainda é possível destrancar a porta com uma chave normal por fora.
Segurança de software
Hackear uma fechadura inteligente também seria difícil. Normalmente, uma fechadura inteligente funciona por meio de uma ligação Bluetooth e cada utilizador é atribuída uma conta individual.
Quando se trata da fechadura tedee, a comunicação é protegida com uma chave de criptografia de 256 bits. Entre isso e as medidas de segurança baseadas no Azure, pode não ser impossível hackear a fechadura, mas para ser honesto, seria muito mais fácil simplesmente arrombar a porta!
Como é que funciona uma fechadura inteligente?
Aqui abordaremos alguns detalhes técnicos, com base em como construímos o cadeado. Muitos recursos funcionam de forma semelhante em diferentes marcas de fechaduras inteligentes, mas pode haver algumas diferenças.
Como é que a fechadura inteligente se liga à internet?
A fechadura inteligente liga-se via BLE (Bluetooth Low Energy) a um smartphone ou a uma bridge tedee.
A bridge tedee (ponte) establece uma ligação entre o BLE e a rede Wi-Fi. Se a fechadura inteligente tedee for emparelhada com uma bridge tedee, a ligação passa a ser constante e em tempo real, devido à interligação da bridge com internet fornecida pelo lado Wi-Fi.
O cadeado foi projetado para ser fácil de usar, então você não precisa de configurar nada no seu router de acesso à internet, nenhuma porta especial para ligações, pois a ligação funciona da mesma forma que o um navegador internet – com o porto 80.
Portanto, a menos haja algumas configurações incomuns na sua rede, não é necessário perder-se com detalhes técnicos. Mas se houver algum problema de ligação à internet entre em contacto connosco e vamos resolver isso.
É obrigatório usar o smartphone com a fechadura inteligente?
A ideia de abrir a porta com um telefone ainda pode parecer incomum para alguns. Além disso, é sempre possível que seu telefone fique sem bateria ou que você o deixe em casa ao sair na correria da manhã.
O que fazer então?
Um teclado tedee keypad permite abertura de porta com código PIN. Este código PIN é configurado através da app tedee. Todos os códigos PIN são exclusivos para cada conta, portanto, nunca são compartilhados, e cada utilizador poderá alterar o seu usando o aplicativo.
Se o administrador do sistema tedee, desativar a conta de um utilizador, o PIN desse utilizador deixará de funcionar instantaneamente.
Uma fechadura inteligente pode ser usada num sistema de chave mestra?
O sistema de chave mestra é uma solução usada em organizações de maior dimensão, para organizar o acesso à infraestrutura com muitas portas. Em suma, oferece a opção de ter chaves diferentes para utilizadores diferentes, por exemplo:
- uma chave para o administrador ou pessoal de limpeza que abre todas as portas, (curioso!!)**
- uma chave para gestores que abre portas em apenas um andar, e
- uma chave individual que abre um único gabinete.
Uma configuração como tssa, pode ser facilmente duplicada com uma solução tedee. Desta forma, não é necessário produzir cópias de chaves, mas apenas atribuir acesso via app tedee ou portal tedee.
Para manter a infraestrutura de chave mestra física, pode-se usar o adaptador tedee (consulte a as informações acerca da instalação para obter detalhes acerca do adaptador) ou pode adquirir cilindros personalizados para fazerem parte do sistema. Nesse caso, analisaremos o projeto com detalhe para produzir esse cilindros conforme requerido.
Com o nome do produtor e o código dos cilindros existentes, podemos produzir cilindros compatíveis com os sistemas de chave mestra existentes.
Se não existir um sistema de chave mestra, e for requerido um, podemos projetar e produzir todos os cilindros e chaves de acordo com as especificações. Assim, depois de instalada a fechadura tedee, a solução resultante será perfeita e totalmente compatível com chaves físicas e chaves digitais.
**Sempre me deixou inquieto que as duas entidades que merecem toda a confiança no que diz respeito ao acesso a qualquer area da empresa, sejam o topo da hierarquia, o administrador, e a base da hierarquia, o serviço de limpeza. Até neste aspecto o sistema tedee pode ser uma mais valia ao permitir que as chaves apesar de de garantir o mesmo acesso terão propriedades de controlo e monitorização diferentes.
Conceder acesso ao seu bloqueio inteligente
Você pode fazer isso diretamente no aplicativo em seu telefone. Ou, se você tiver muitos usuários, poderá usar um portal da Web para agilizar.
Se precisar, como administrador, você pode criar uma estrutura lógica avançada com várias organizações. O portal também é ótimo para gerenciar a governança de acesso quando você tem muitos usuários e onde o aplicativo móvel pode não ser a melhor escolha.
Como adicionar utilizadores?
Tudo o que precisa fazer é adicionar um endereço de e-mail na app tedee. O sistema então envia um e-mail automático para o destinatário e ele pode configurar sua conta.
Agora, se tem muitas pessoas na organização, provavelmente deseja automatizar esse processo. E qual seria o sentido de construir uma fechadura inteligente se não pudesse automatizar!
A tedee lock é um produto nativo da nuvem e pensado para facilitar a integração. Pode emitir chaves durante a integração do utilizador padrão.
Existem integrações disponiveis?
A fechadura inteligente tedee lock pode ser integrada com soluções de software de negócios, como sistemas ERP, bem como Office 365 ou Google. Temos uma API muito bem documentada e muitos exemplos.
Alguns dos nossos clientes integraram a tedee lock diretamente, por exemplo. com o Office365, portanto, sempre que uma caixa postal é criada, o acesso à fechadura inteligente é concedido automaticamente e revogado quando a conta é desabilitada.
Se precisar de assistência detalhada, temos um fórum onde pode colocar as suas questões. A fechadura inteligente foi criada por developers entusiasmados que ficarão felizes em falar sobre o código e responder a quaisquer perguntas que possa ter.
Quais níveis de permissão estão disponíveis?
Você pode especificar o nível de permissão do usuário durante a configuração (por exemplo, se for um usuário regular ou um convidado) e definir horários de acesso específicos, se desejar.
Por exemplo, os funcionários de escritório podem ter acesso ativado entre 9h e 17h de segunda a sexta-feira, e quaisquer contratados, como serviços de limpeza ou segurança, podem ter acesso configurado para o horário normal.
Toda a atividade de bloqueio é registrada em tempo real nos logs do aplicativo, para que você possa ficar de olho no que está acontecendo a qualquer momento, onde quer que esteja, desde que tenha uma conexão com a internet.
A revogação do acesso também pode ser feita a partir do seu telefone. Basta abrir o aplicativo e clicar no botão ‘Remover’ ao lado do endereço de e-mail do usuário e pronto! Assim que você remover um usuário, ele não poderá mais abrir o cadeado.
É possível monitorizar a utilização da tedee lock?
O aplicativo possui logs de acesso, para que possa ver quem entrou no escritório e quando.
Se precisar de saber quantas pessoas usam o escritório regularmente, por exemplo, para verificar se está a fazer o melhor uso do espaço, a app tedee fornece todas essas informações num só lugar.
No entanto, essas informações não estão disponíveis publicamente. Apenas o administrador da conta tedee pode visualizar os eventos ,na aplicação, e portanto, essas informações estarão disponíveis apenas para as pessoas que realmente necessitam de lhes aceder.
Quais níveis de permissão estão disponíveis?
Você pode especificar o nível de permissão do usuário durante a configuração (por exemplo, se for um usuário regular ou um convidado) e definir horários de acesso específicos, se desejar.
Por exemplo, os funcionários de escritório podem ter acesso ativado entre 9h e 17h de segunda a sexta-feira, e quaisquer contratados, como serviços de limpeza ou segurança, podem ter acesso configurado para o horário normal.
Toda a atividade de bloqueio é registrada em tempo real nos logs do aplicativo, para que você possa ficar de olho no que está acontecendo a qualquer momento, onde quer que esteja, desde que tenha uma conexão com a internet.
A revogação do acesso também pode ser feita a partir do seu telefone. Basta abrir o aplicativo e clicar no botão ‘Remover’ ao lado do endereço de e-mail do usuário e pronto! Assim que você remover um usuário, ele não poderá mais abrir o cadeado.
Você pode monitorar o uso do bloqueio inteligente?
O aplicativo possui logs de acesso, para que você possa ver quem entrou no escritório e quando.
Se você precisa saber quantas pessoas usam o escritório regularmente, por exemplo. para verificar se você está fazendo o melhor uso do espaço, ele fornece essas informações em um só lugar.
No entanto, não se preocupe com o fato de essas informações estarem disponíveis publicamente. Somente o administrador da conta pode visualizar os eventos no aplicativo, portanto, essas informações estarão disponíveis apenas para as pessoas que realmente precisam.
Quanto custa uma fechadura inteligente?
Vamos ao ponto mais importante – o dinheiro!
No caso de cadeado, se comprar através do nosso site, o conjunto completo custa entre 320 e 370 350 EUR, dependendo do hardware escolhido. Você também pode se preparar para um custo opcional de instalação, que deve custar entre 50 e 100 euros.
Como obter suporte para o meu bloqueio inteligente?
Como com qualquer coisa, às vezes as coisas podem dar errado. Se isso acontecer, você sempre pode entrar em contato conosco.
Temos um departamento de suporte dedicado, e você pode nos ligar ou entrar em contato via chat em nosso site. Atualmente, oferecemos suporte apenas em inglês, mas pretendemos adicionar outros idiomas no futuro.
Todos os produtos têm uma garantia padrão de 2 anos. E porque você o compra online, você pode devolver seu cadeado dentro de 14 dias após a compra para um reembolso total. Se você achar que está tendo problemas com o tedee lock fora desses termos, entre em contato conosco e faremos o possível para ajudar.
Por que escolher o cadeado tedee?
Você pode estar se perguntando – por que escolher uma fechadura inteligente de uma start-up polonesa? Certamente, há uma pegadinha?
Deixe-me colocar sua mente à vontade.
tedee é um negócio em que tenho trabalhado como CEO e ainda trabalhando na Predica, que cofundei com meus colegas e amigos. Negócios e tecnologia sempre foram minhas verdadeiras paixões.
Comecei com um mestrado em Engenharia de Software e, pouco tempo depois, consegui meu MBA. Passei 3 anos na Microsoft trabalhando com soluções de identidade e acesso para organizações maiores, como a Maersk. Portanto, trabalhar com fechaduras inteligentes não é um acidente para mim!
Uma joint venture de dois negócios fortes
tedee pode estar começando, mas já tem uma história.
Surgiu como resultado do nosso trabalho na Predica, que ajudei a construir de 0 a 300 pessoas (e crescendo) com escritórios na Dinamarca, Polônia, Bulgária, Emirados Árabes Unidos, Catar e EUA. A Predica realiza a digitalização de organizações com base na tecnologia Microsoft.
Toda vez que eu abria um negócio ou uma SMB eu era (e ainda sou, até certo ponto) responsável por tudo, desde a geração de receita, passando pelo controle de acesso, até a garantia da disponibilidade do café!
Em uma nota séria, tentei todos os tipos de sistemas de controle de acesso, desde chaves tradicionais, passando por cartões inteligentes e teclados, até fechaduras inteligentes.
Nos últimos anos foquei no desenvolvimento de uma solução que fosse segura do ponto de vista físico, através de parceria com a GERDA, e digital, utilizando meu conhecimento e rede da Microsoft e Predica.
O que os outros pensam de tedee?
Estou a partilhar isto tudo para que possa ver que não é apenas um capricho para mim, mas na verdade passei a maior parte da minha carreira a trabalhar na ligação da tecnologia com a segurança.
Ambos os meus negócios agora usam tedee, e quero compartilhá-lo com você, para que você também possa se beneficiar dele.
Até agora, recebemos uma recomendação do AV TEST, o instituto independente de segurança de TI, e recebemos o certificado de produto aprovado para casa inteligente. Também trabalhamos com fornecedores como Apple e Google para tornar nosso aplicativo totalmente compatível e compatível com seus produtos.
Mas não acredite apenas na minha palavra. Navegue em nosso blog e site para ver casos de uso e referências. Se você quiser falar com um dos autores, pode contatá-lo diretamente pelo LinkedIn ou podemos organizar uma ligação para você.
Basta entrar em contato em info@tedee.pt ou support@tedee.com com sua pergunta e nós responderemos.
Simplifique o acesso ao seu escritório
A tecnologia já existe. Todos os anos de desenvolvimento de soluções de identidade e segurança são combinados com a melhor engenharia em segurança residencial, para formar uma fechadura inteligente.
Todo o trabalho duro já foi feito, para que você possa obter os benefícios de conveniência, segurança e tranquilidade.
Você pode estar pensando: isso parece bom demais para ser verdade. Certamente, se fosse tão grande, mais empresas estariam usando?
Sempre há resistência quando se trata de novas tecnologias. Antes da pandemia, muitos acreditavam que o trabalho remoto não pode ser feito e ferramentas como Teams ou Slack nunca chegarão à escala que fizeram. Você consegue imaginar o mundo sem eles hoje?
Agora, imagine que você poderia tirar o esforço de descobrir quem tem as chaves do escritório e se todos eles voltam quando precisam. E saber quantas pessoas estão no escritório, para saber se está sendo usado. Tudo ao toque de um botão.
Facilite sua vida. Navegue em nossa loja, compre seu cadeado e habilite sua empresa digitalmente.
