“Desculpe, perdi meu cartão… outra vez.” Quantas vezes você já ouviu isso? Saiba como substituir, na sua empresa, o sistema de controlo de acessos baseado em cartão RFID por um com fechadura inteligente.

Para um administrador de uma empresa, pode ser uma das afirmações mais irritantes. Não é como se se pudesse planear. E não pode deixar os colaboradores sem ter como entrar ou sair, então é preciso fazer um cartão de substituição prontramente. Não importa quanto tempo demore.

Os cartões de acesso ao escritório estão consumindo seu tempo? Procurando uma opção mais rápida e conveniente? Está preocupado em ser o único a pereber a mudança? Se tudo isto lhe parece familiar, saiba que pode fazer as coisas de outra forma, e mais fácil de gerir.

Liderei o processo de substituição dos sistemas de cartão de entrada por um com fechadura inteligente em 2 empresas e vou partilhar a minha experiência para que eventualmente lhe possa servir de guia, se se deparar com um situação semelhante.

Por que modernizar um sistema de acesso à empresa?

Agora com tantas pessoas a trabalha remotamente, eu incluído, não consigo imaginar a usar cartão de acesso de entrada. Com pessoas a ir e vir em dias e horários diferentes, manter o controlo de todas as situações de acessos deve ser um pesadelo. Isto sem falar na recuperação de cartões que já não são necessários ou na substituição daqueles perdidos ou extraviados.

Além disso, ainda há aqueles colaboradores que se deslocam entre escritórios, e que precisam de entrar em cada local. Muito incômodo e muito plástico desnecessáriamente.

Com as fechaduras inteligentes, é muito mais fácil atribuir e revogar o acesso e ter noção de quem entra ou sai. Claro, no ínico, pode parecer complexo (para mim também), mas na realidade é muito simples.

Quando comecei a usar tedee nas minhas aplicações com clientes, já tinha alguma experiência com fechaduras inteligentes. Não tive que aprender tudo desde o início, mas tive que avavliar o impacto da utilização da tedee num ambiente com várias portas e vários colaboradores com horários e acessos distintos. As pessoas também, apresentam sempre, e muito naturalmente, alguma resistência à mudançanto de cartões RFID para fechaduras inteligentes! Mas vamos começar pelo princípio.

O que é uma fechadura inteligente?

Uma fechadura inteligente é um dispositivo que é montado em cima da fechadura padrão da porta. Com ele, você pode abrir sua porta remotamente usando um aplicativo em seu smartphone. O aplicativo registra cada atividade, para que você sempre saiba quem está no escritório a qualquer momento – muito útil se você não puder entrar e precisar que alguém assine uma entrega, por exemplo.

Não tira nenhuma funcionalidade de uma fechadura padrão – você ainda pode usar uma chave comum para trancar a porta, se preferir. Mas quando muitas pessoas estão acessando as instalações, é muito mais simples dar acesso a elas pelo aplicativo do que entregar a todos uma chave ou cartão individual.

Como funciona?

Para usar o dispositivo, abra o aplicativo em seu telefone e pressione o botão para destravar ou fechar a porta. Se a porta não fechou totalmente (por exemplo, alguém entrou com pressa), você pode usar o aplicativo para fechá-la corretamente. Você também pode usar a conexão Bluetooth para abrir a porta automaticamente ao se aproximar.

A fechadura possui uma bateria recarregável embutida, para que você não precise se preocupar em substituí-la. O aplicativo irá notificá-lo se você precisar carregá-lo. Se isso acontecer, basta conectar um pequeno cabo por algumas horas, assim como você faz com seu telefone, e pronto.

Mais importante ainda, se algo incomum estiver acontecendo (por exemplo, o escritório é acessado em um fim de semana quando normalmente não é), você pode verificar o painel de controle e ver quem entrou. Você pode ligar para essa pessoa e confirmar que tudo está em ordem . Essa é uma boa mudança de ter que se aventurar no escritório toda vez!

Quantas vezes você teve pessoas presas do lado de fora em um dia tranquilo, esperando alguém aparecer e deixá-las entrar? Com uma fechadura inteligente, eles podem simplesmente fazer check-in com seus colegas que já estão no escritório, e aqueles que já estão podem abrir a porta remotamente, se necessário. Este é um recurso opcional embora. Se você não quiser que as pessoas deixem outras pessoas, você pode restringir essa funcionalidade apenas a usuários autorizados.

Como gerir o controlo de acessos?

Adicionar um utilizador à aplicação móvel tedee, doravante app tedee, é muito rápido. Também pode integrar o processo na aplicação de gestão RH, para que aconteça automaticamente, usando a ferramenta API da tedee.

O destinatário do convite, para acesso a uma determinada porta ou conjunto de portas, receberá um e-mail com um link para descarregar a app tedee para o smartphone.

Necessita de remover um utilizador? Não há problema, também se faz num instante diretamente na app tedee, onde quer que você esteja. No momento em que pressionar o botão para revogar o acesso, o utilizador em causa já nunca mais poderá aceder entrar por aquela porta.

Além da app tedee também pode usar o portal tedee para empresas e negócios para gerir todos os acesso. Com este portal, pode adicionar vários utilizadores e modificar permissões diretamente num computador, simplesmente através do navegador internet.

1. Gerir Utilizadores

Se você tiver várias fechaduras inteligentes, poderá atribuir acesso a cada uma delas, em função de quem precisa de lhes ter acesso.

2. Gerir Permissões

Quando se é responsável pelas infraestruturas da empresa, é necessário saber o que está acontecer. A app tedee e o portal mostram toda informação necessária para manter a segurança dos acessos.

3. As informações na mão,.. na app

Se parece estranho rastrear pessoas que entram e saiem do escritório – isto é exatamente o que a maioria das empresas faz, por razões de saúde e segurança, se não por outra razão qualquer. Com a fechadura inteligente deixa de ser necessário recolher assinaturas numa folha de registo. Além disso, se for preciso evacuar o edíficio, não precisará de procurar a lista de presenças – está tudo no seu smartphone, na app tedee.

Como convencer os colaboradores a usar uma fechadura inteligente?

É certo que esta foi a parte mais difícil de todo o processo. Surpreendentemente, mesmo numa empresa de tecnologia, as pessoas eram bastante resistentes a mudar para a app. Mas com algum tempo, paciência e instruções, acabou por acontecer!

Afinal, usar o smartphone para aceder é muito mais fácil do que carregar um conjunto de chaves ou mais um cartão. Coisas com muita tendência para se perder ou esquecer. Quem nunca teve que voltar para casa a caminho do trabalho porque esqueceu o cartão? Mas ninguém realmente perde o telefone, então este passa a ser um problema eliminado.

Divulguei uma série de anúncios e instruções sobre como descarregar a app. Em seguida, houve um período de transição. Sempre que via alguém entrar no escritório pela app, pedia para devolver o cartão se ainda o tivesse – afinal, não precisava mais dele! E se alguém ainda estivesse a usar o cartão, oferecia ajuda para instalar a app e mostrar como funcionava.

Agora, todos têm acesso como parte de sua integração. As contas de utilizador de fechadura inteligente estão sincronizadas com o sistema de gestão de identidade, para que a gestão de acessos ocorra automaticamente.

Se necessário, pode-se acrescentar pessoas adicionais (por exemplo, serviços de limpeza ou segurança) através do portal, onde também se pode definir os horários de acesso. A fechadura inteligente pode funcionar 24 horas por dia, 7 dias por semana, mas por segurança, pode-se restringir o acesso – por exemplo, ao horário comercial ou dias úteis.

Claro, demorou um bom bocado no inicio. Mas acabou por se tornar praticamente natural. Agora ninguém fica preso fora do escritório porque perdeu a chave. Além disso, agora sobra o tempo perdido na emisssão de cartões novos ou perdidos. Só vantagens!

O que fazer em caso de problemas?

Como em tudo, houve algumas dificuldades no início, enquanto todos se adaptam ao novo sistema. Por exemplo, casos houve em que a Bridge foi desligada da Wi-Fi, então alguns ficaram presos do lado de fora, sem conseguir entrar… só até perceberem que ainda podiam ligar-se à fechadura inteligente com o Bluetooth dos smartphones!

A manutenção em si é fácil. Sempre que a bateria apresenta um nível baixo, a fechadura inteligente notifica o administrador do sistema para providenciar a recarga. E não há custos operacionais ou de software – apenas o custo de aquisição da fechadura inteligente e acessórios. Eventualmente poderá contartar o serviço de instalação e configuração inicial das fechaduras e acessórios.

Também não precisa se preocupar com os cilindros (canhões das fechaduras) – trabalharemos consigo durante todo o processo, para garantir que tenha o tipo de cilindro certo para cada porta.

Se você tiver problemas, há um FAQ acessível no aplicativo e temos uma linha de suporte 24 horas por dia, 7 dias por semana. No momento, está disponível em inglês, mas mais idiomas estarão disponíveis em breve.

Tendo desenvolvido e usado a fechadura inteligente na tedee, abordamos a maioria dos possíveis problemas e cenários. Eu pessoalmente enviei muitos relatórios de bugs no meu tempo! Mas agora que passamos pela implementação, tudo corre bem e podemos introduzir melhorias para todos os nossos usuários e clientes.

Se tiver interesse em aprofundar um pouco mais este tema e procurar ser um pouco mais técnico sobre como começar a usar uma fechadura inteligente, veja este artigo sobre “Como organizar o controlo de acesso para pequenos escritórios?”. Ou, sinta-se à vontade para entrar em contato comigo (António Ferreira, af@smartlock.pt).