Política de Privacidade

1. Âmbito

A Política de Gestão da Privacidade apresenta os compromissos da NUMEROGNOSIS UNIPESSOAL LDA em relação à gestão da privacidade de dados pessoais dos titulares, assim como para a conformidade para com o Regulamento Geral de Proteção de Dados, identificado com sendo o REGULAMENTO (UE) 2016/679 DO PARLAMENTO EUROPEU E DO CONSELHO de 27 de abril de 2016.

Tendo em conta o inventário de dados pessoais que a NUMEROGNOSIS UNIPESSOAL LDA mantem atualizado, todos os dados que são considerados privados e/ou sensíveis são geridos de acordo com os requisitos do Regulamento Geral de Proteção de Dados por forma a assegurar o cumprimento dos direitos dos respetivos titulares.

2. Confidencialidade e Privacidade dos Dados Pessoais

São considerados titulares de dados pessoais os clientes corporativos por contrato, clientes através de ferramentas Web, colaboradores internos e os fornecedores e prestadores de serviços (subcontratantes).

Os dados pessoais e/ou sensíveis colocados à custódia da NUMEROGNOSIS UNIPESSOAL LDA são acedidos por colaboradores formalmente autorizados a realizar tais tarefas.

Os dados são utilizados apenas para as atividades que foram previamente autorizadas pelos titulares de dados pessoais através de consentimento previamente, informado e livre.

Assim, no enquadramento do compromisso de garantia de privacidade dos dados pessoais, é também assegurada a respetiva confidencialidade.

A garantia de confidencialidade é realizada através da celebração, com os colaboradores da NUMEROGNOSIS UNIPESSOAL LDA, de acordos para proteção de dados pessoais a que acedem e tratam no decurso das suas atividades profissionais.

3. Identificação do Responsável pelo Tratamento de Dados Pessoais

O responsável pelo tratamento de dados pessoais é a NUMEROGNOSIS UNIPESSOAL LDA, com sede na Travessa do pinheiro, 95, 4430-492 Vila Nova de Gaia, Portugal, com o número de matrícula e pessoa coletiva 515 038 814.

4.Recolha, Processamento, Partilha e Retenção de Dados Pessoais

4.1 Recolha de Dados Pessoais

4.1.1 Situações que não envolvem ferramentas Web

Os dados pessoais são recolhidos de forma direta, através das seguintes origens: preenchimento de formulários no site da NUMEROGNOSIS UNIPESSOAL LDA, resposta a ofertas de emprego com partilha do Curriculum Vitae, preenchimento de formulários em papel, captação de imagem e vídeo, dados biométricos, E-mail ou telefone.

Os dados pessoais podem ainda ser recolhidos de forma indireta através da importação do conteúdo do Curriculum Vitae para a plataforma interna de gestão de candidatos.

Não será executado qualquer outro método de recolha indireta de dados pessoais.

A recolha de dados pessoais sensíveis só será realizada para os casos estritamente necessários e justificáveis pela legislação em vigor, nomeadamente, e como exemplo, para o caso de medicina no trabalho.

4.1.2 Situações que envolvam ferramentas Web

Os dados pessoais são recolhidos diretamente através de ferramentas Web oficiais da NUMEROGNOSIS UNIPESSOAL LDA, nomeadamente os Web Sites de compras “on line”, ou indiretamente através de ferramentas de “marketing automation” e publicidade “on line” de parceiros subcontratantes devidamente autorizados e em total cumprimento com a política de gestão da privacidade da NUMEROGNOSIS UNIPESSOAL LDA.

A política de gestão de cookies complementa este tema, apresentando as opções de “opt-in” e “opt-out” que estão disponíveis no site oficial da NUMEROGNOSIS UNIPESSOAL LDA.

O titular de dados pessoais poderá ainda realizar o “opt-out” de serviços de publicidade “on line” nas ferramentas sociais da NUMEROGNOSIS UNIPESSOAL LDA, nomeadamente o Facebook, Google Ads e Instagram.

A NUMEROGNOSIS UNIPESSOAL LDA assume que em caso algum, um formulário manual ou informatizado terá opções previamente preenchidas. Todas as alternativas são selecionadas pelo titular dos dados.

A recolha de dados pessoais será sempre minimizada para as atividades estritamente necessárias ao interesse legítimo comercial da NUMEROGNOSIS UNIPESSOAL LDA.

4.2 Processamento de Dados Pessoais

Os dados pessoais autorizados pelos titulares serão utilizados pela NUMEROGNOSIS UNIPESSOAL LDA para o estrito objetivo de sustentar as suas atividades comerciais e as obrigações legais decorrentes.

4.2.1 Situações que não envolvam ferramentas Web

Justificação	Finalidade de Tratamento	Fundamentação
Gestão de Candidatos a Emprego	Análise curricular e seleção para entrevista	Gestão do ciclo de vida da contratação de um colaborador
	Exportação de dados do Curriculum Vitae para plataforma interna de gestão de candidatos
	Contacto com o candidato nas várias fases do processo
	Comunicação dos dados ao candidato em caso de seleção
	Conservação dos dados para próximas oportunidades
	Contacto com o candidato para novas oportunidades e para atualização de dados
Gestão de Recursos Humanos	Gestão administrativa de recursos humanos Processamento de salário	Gestão operacional da área de suporte à organização
	Criação do cartão do colaborador e colocação no diretório de contactos e acessos da empresa
Segurança Física	Controlo de acessos Captação de imagens de videovigilância Registo de assiduidade	Controlo da segurança física dos edifícios
Comunicação Interna e Externa	Publicação de notícias, testemunhos, imagens e vídeos no website da empresa, newsletter interna e redes sociais	Promoção da empresa e dos eventos em que participa
Gestão Comercial	Registo do cliente no ERP e ficha de cliente Registo e arquivo de propostas comerciais	Gestão da relação comercial com o cliente
Gestão Financeira	Faturação e cobranças Partilha de informação com o serviço externo de contabilidade	Gestão operacional da área de suporte
Gestão de Compras	Registo de fornecedor no ERP e ficha de fornecedor Consulta de contacto de fornecedor e registo de atividade
Assistência Técnica	Registo no ERP da assistência técnica Marcação do local de início e final de trajeto dos técnicos para registo da distância percorrida	Gestão operacional da área de suporte
Gestão de Sistemas de Informação	Gestão das contas de sistemas de e-mail e serviços conexos	Controlo de acessos
	Preparação de máquinas para entrega ao colaborador Conservação de dados de colaborador para a finalidade anterior	Prestação do serviço ao colaborador
	Consulta de contactos de parceiros	Gestão da relação com os parceiros
	Consulta e custódia de bases de dados de clientes	Prestação do serviço de manutenção de software aplicacional

Não serão utilizados dados para efeitos de criação e utilização de perfis de vendas ou indicadores de produtos, regiões ou tendências.

4.2.2 Situações que envolvam ferramentas Web

Atividades incluídas:

 

Justificação	Finalidade de Tratamento	Fundamentação
e-Commerce	Registo de utilizador na loja online ou marketplaces	Interesse legítimo para prestação de serviço ao cliente Web
	Gestão de encomendas online nos Web Sites
	Comunicação com o utilizador/cliente nas várias fases do processo de encomenda
	Transferência de dados para fornecedores de logística e transporte de mercadorias
	Conservação dos dados dos clientes registados para novas compras
	Transferência de dados para plataforma de envio de newsletters promocionais de marketing digital
	Transferência de dados para publicidade online em redes sociais
	Serviço de apoio ao cliente (“on line” ou por telefone)

 

4.3 Partilha de Dados Pessoais

4.3.1 Situações que não envolvam ferramentas Web

A partilha de dados pessoais será feita, para os objetivos estritamente necessários e autorizados pelos titulares de dados pessoais, como suporte do desenvolvimento das atividades da NUMEROGNOSIS UNIPESSOAL LDA, incluindo:

Destino da Partilha	Dados a Partilhar	Fundamentação
Autoridades Legais Portuguesas	Nome, morada, número de identificação fiscal, número de utente da segurança social, data de admissão, número cartão de cidadão	Inscrição na segurança social. Comunicação com a autoridade tributária, aduaneira ou outras entidades legais.
Autoridade de Controlo Portuguesa para a Proteção de Dados Pessoais	Nome, morada, endereço electrónico, número de telefone, número cartão de cidadão	Comunicação de reclamações ou violações de privacidade Comunicação com o EPD
Medicina no Trabalho	Nome, data de nascimento, data de admissão, número de utente da segurança social	Inscrição no serviço de Medicina no Trabalho Criação da ficha de aptidão médica
Seguradoras	Nome, número de identificação fiscal, morada, data de nascimento, data de admissão	Inscrição em apólices de seguros de acidentes de trabalho de colaboradores
Entidades Bancárias	Nome, número internacional de conta bancária	Processamento de salários e pagamento de despesas
Prestador(es) de Serviços de Contabilidade	Nome, número de identificação fiscal, morada, número cartão de cidadão	Cumprimento das obrigações fiscais e gestão da contabilidade da empresa
Prestador(es) de Serviços Jurídicos	Nome, número de identificação fiscal, morada, número cartão de cidadão	Gestão de conflitos Celebração de contratos
Prestadores de Serviços Informáticos	Nome, histórico profissional	Apresentação de candidatos para o serviço de outsourcing

Toda e qualquer necessidade adicional será alvo de um pedido complementar de consentimento informado aos respetivos titulares de dados pessoais.

Esta partilha de dados será integralmente realizada dentro da União Europeia.

Tendo em conta estes princípios, os dados pessoais podem assim ser transmitidos a subcontratantes, que, através da formalização de um acordo específico para cada caso, se comprometem a cumprir os controlos de segurança necessários em conformidade com as determinações da política de gestão da privacidade da NUMEROGNOSIS UNIPESSOAL LDA

4.3.2 Situações que envolvam ferramentas Web

A partilha de dados pessoais será feita apenas e só com parceiros subcontratantes que subscreveram o acordo de gestão da segurança destes dados em conformidade com as determinações da política de gestão da privacidade da NUMEROGNOSIS UNIPESSOAL LDA

Destino da Partilha	Dados a Partilhar	Fundamentação
Marketing Automation	Género, idade e data de nascimento	Realização de campanhas personalizadas para o cliente
Envio de Newsletters e/ou SMS	Nome, endereço eletrónico, morada, data de nascimento, número de telefone	Envio de notícias, campanhas e ofertas personalizadas para o cliente
Publicidade “On Line”	Endereço eletrónico	Publicidade Google Ads, Facebook e Instagram
Logística e Entrega	Endereço eletrónico, nome, número de telefone, morada de envio e de faturação, data de nascimento, método de pagamento, número de identificação fiscal	Necessidades operacionais na interligação com a Chronopost, CTT e DHL
Pagamento “on line”	Número do cartão bancário e referência multibanco (se aplicável)	Necessidades operacionais na interligação com a EuPago

Existe lugar à partilha de dados com subcontratantes formalmente autorizados para efeitos de marketing digital. Os dados pessoais envolvidos nestas partilhas estão sujeitos ao consentimento por parte do respetivo titular, havendo em qualquer momento lugar à possibilidade de realizar “opt-out”.

Para os casos de segmentação de campanhas de marketing digital com parceiros subcontratantes intercontinentais estas partilhas podem dar origem a transferências de dados para fora da União Europeia.

Nestes casos, a NUMEROGNOSIS UNIPESSOAL LDA terá o cuidado de implementar controlos de segurança apropriados a cada situação de risco identificada, assim como assegurar ao titular a garantia da execução incondicional dos seus direitos e todos os requisitos do Regulamento Geral de Proteção de Dados.

4.4 Conservação de Dados Pessoais

A NUMEROGNOSIS UNIPESSOAL LDA, para cada finalidade de tratamento apresentada, conserva os dados pessoais recolhidos, pelos prazos máximos indicados em seguida:

Objetivo da Conservação	Tempo de Retenção	Fundamentação
Documentos Legais	10 Anos	Requisitos legais vigentes
Dados relacionados com candidaturas a emprego	5 Anos
Dados relacionados com recursos humanos	1 Ano
Dados relacionados com medicina do trabalho	5 Anos
Dados Biométricos	Até mudança de funções ou final do contrato
Videovigilância	1 Mês
Publicações de comunicação que contenham dados pessoais de colaboradores	Até final do contrato	Em função das necessidades operacionais e da estratégia da organização a nível de comunicação
Publicações de comunicação que contenham dados pessoais	3 Anos
Dados relacionados com Encomendas de Clientes por Contrato	3 Anos	Em função das necessidades operacionais da organização
Dados relacionados com Encomendas de Clientes Web	3 Anos	Em função das necessidades operacionais da organização
Dados relacionados com Marketing e Publicidade	Até ser feito “opt-out”	Incluem cookies”, “newsletters” e envio de SMS
Reclamações e violações de privacidade	5 Anos	Suporte de processos jurídicos em caso de necessidade
Registos e Evidências de Auditoria	5 Anos	Suporte de processos jurídicos em caso de necessidade

Por retenção entende-se o armazenamento seguro de dados, em formato digital ou em papel, em recurso(s) sob responsabilidade da NUMEROGNOSIS UNIPESSOAL LDA, assegurando as condições de longevidade e utilização em função do tempo definido.

5. Direitos dos Titulares

A NUMEROGNOSIS UNIPESSOAL LDA assegura que todos os titulares de dados terão condições de exercer os seus direitos, previstos e descritos no Regulamento Geral de Proteção de Dados, tendo para este efeito sido nomeado um Encarregado de Proteção de Dados (EPD).

Qualquer titular, para exercer os seus direitos e/ou apresentar qualquer questão relacionada com este tema, nomeadamente a apresentação de reclamações, deverá colocar o seu pedido por escrito através do uso do endereço de email info@smartlock.pt.

No caso de ser identificada uma violação de privacidade, o titular poderá comunicar por esta mesma via ou diretamente com a autoridade de controlo que selecionar.

Na sequência dos registos de reclamação ou violação de privacidade, a NUMEROGNOSIS UNIPESSOAL LDA assegura a execução de um procedimento de comunicação com o titular, informando-o atempadamente e de acordo com o estipulado pelo Regulamento Geral de Proteção de Dados, em cada passo do tratamento da sua reclamação, e no estrito cumprimento dos prazos e condições definidos pelo regulamento.

6. Funções e Responsabilidades

A gestão de topo da NUMEROGNOSIS UNIPESSOAL LDA tem como função assegurar que a Política de Gestão da Privacidade está alinhada com a estratégia da empresa, assim como garantir a sua melhoria contínua.

O Encarregado de Proteção de Dados tem como função assegurar a conformidade para com os requisitos do Regulamento Geral de Proteção de Dados de uma forma contínua e sistemática, que todos os direitos dos titulares estão a ser cumpridos e que são operacionalizados os controlos de segurança adequados para estes objetivos.

Todos os colaboradores da NUMEROGNOSIS UNIPESSOAL LDA, assim como os seus subcontratantes, têm a responsabilidade de cumprir e fazer cumprir os compromissos da Política de Gestão da Privacidade.

7. Revisão e Melhoria Contínua

A Política de Gestão da Privacidade será revista anualmente, ou sempre que existirem alterações significativas no inventário de dados pessoais e/ou nos suportes informáticos ou documentais que sustentam a garantia dos direitos dos titulares.

Cada revisão dará origem a uma nova versão da Política de Gestão da Privacidade.

8. Divulgação e Publicação

A Política de Gestão da Privacidade será divulgada a todos os titulares de dados pessoais que interagem com a NUMEROGNOSIS UNIPESSOAL LDA e estará disponível sempre que solicitada, uma vez que a informação que contem está classificada como de acesso público.

A Política de Gestão da Privacidade está disponível no Website http://tedee.pt, nas ferramentas na Internet de suporte ao negócio e também nas redes sociais onde a NUMEROGNOSIS UNIPESSOAL LDA tem presença.